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もう探さずにOK!書類整理のコツ&便利グッズをご紹介します♪

もう探さずにOK!書類整理のコツ&便利グッズをご紹介します♪

1.書類に出会ったら即判断!
2.無名のファイルを作らない!
3.書類保存の基本は立てて保存!
4.家庭用は用途によって細かく保存方法を変える
5.まとめ

仕事でも家庭でも、書類って日々どんどん溜まっていきますよね。

そして必要な時にすぐ出てこない・・。探すのに時間がかかったり、見つからず再発行に手間が必要になったり・・。

そんな煩わしい書類。簡単に整理するコツってあるのでしょうか?

1.書類に出会ったら即判断!未処理・処理後に分類して片っ端からクリアファイルへ♪

仕事の書類や、家庭での郵便物や明細、説明書など、放っておくとどんどんモノが溜まっていきますよね?

今時間が無いから・・。後でゆっくり読んでから処理しよう・・。

なんて悠長に書類を机の上に置こうものなら、あれ、どこいった?とガサゴソ探す手間を取られることは目に見えています。

書類は受け取ったその瞬間に分類して、クリアファイルに入れ、分類ごとの浅いボックスに入れてしましましょう。

この時、おすすめの分類方法と言えば、「未処理のもの」・「処理後のもの」で分ける方法です。

仕事の書類はまず未処理と処理後に分け、未処理の書類は未処理ボックスへ、処理後の書類は、処理後ボックスへ分けます。

家庭の場合は未支払いの明細や学校や役所への提出書類、今後の行事の案内プリントなどが未処理にあたり、レシートや取扱説明書などが処理後にあたります。

未処理と処理後にわけたら、処理後を見返して必要ない書類はすぐに捨ててしましましょう。この捨てる書類の選別を、未処理・処理後を分ける際に同時にしてしまえると、作業は早まります。

ちなみに捨てる書類とは、日常的に見ないもの、最新でない古い情報のもの、別にデータがあるものなどです。

書類を手にしたらまず分類しましょう。そしてクリアファイルに入れて置く。それぞれの分類ボックスへ入れる。それだけでも探す手間が格段に減ります。




2.書類が溜まったらラベルを付けよう。無名のファイルを作らない!

忙しい時でも、書類を分類ごとに分けて「クリアファイル」と「ボックス」で保存して、必要ないものは捨ててしまいましょう。

しかしそれだけでは、クリアファイルがどんどん溜まっていき、書類に埋もれていきますよね?ファイルにいれた分無くなりずらくはなっているけれど、探す手間がまたかかってきてしまいます。

そこで必要なのが、ファイルに名前を付けること。インデックスや付箋を付けることが大切です。

インデックス

これはこういう書類だ、と一目見てわかるように、「○○会議資料」「PTAプリント」などファイルの名前をインデックスシールに書いて、クリアファイルに貼ります。

インデックスシールは色も大きさも豊富で、素材も紙だけではなく、保護フィルム付きのシールもあり丈夫で破れにくさも考えられています。書類ごとに使い分けると見やすさ、探しやすさを追求することができます。

インデックス付きクリアファイル

最初からインデックスが付いたクリアファイルもあります。あらかじめそういったファイルに分類・保存していくというのも手です。クリアファイルに入れた時点で、インデックス部分にすぐ名付けをしてしまえば、作業効率化にもなり、保存の手間も格段に減るでしょう。

形は統一され、色はインデックス部分に挟む紙やシールで変えていく必要がありますが、統一感がも出て、インデックス部分が折れ曲がってしまったり、はがれる心配はありません。

付箋

付箋は、必要な書類が見つかった後に効果を発揮します。見つかった書類に再度1から目を通すのは二度手間です。書類をみつけて開いたら、どこを読み、どんな作業に取り掛かればいいかざっくりと付箋に書いて貼っておくと、とても分かりやすいです。

「形式注意!○○をまとめて課長に報告」や「○○を問い合わせて記入後提出」とかですね。

小さな文字の書類がたくさんあると、だんだんと訳が分からなくなってしまうので、付箋で大きく書いてあるとそれだけですぐ処理してしまおうという気持ちになるので、特に重要な書類だけでも、これをやっておくのはおすすめです。




3.書類保存の基本は立てて保存!

インデックスシールなどで書類に名付けをして、さらに探しやすくしても、そのインデックスシールが見にくいと探しにくくなってしまいます。

書類を立てて保存することで見やすさを追求し、すぐ出せてすぐ取り掛かれる書類整理を目指しましょう。立てて保存するには、ボックスやブックエンド、新聞ラック・ダブルクリップなどが便利です。順に説明していきます。

ボックス

未処理書類・処理後書類ごとにクリアファイルにいれ、インデックスで名付けした書類を、そのままボックスに立てて入れて、置いておくだけです。ボックスに入れることで、立てて保存が可能になります。また、未処理書類・処理後書類の中でも分類が出来てくると思います。

例えば同じ処理後書類でも、日常的によく目を通すもの、全く通さないもの、保存期間が短いもの、長いものなどです。それらの分類ごとにボックスに入れていくことで、さらに書類は見つけやすくなります。緊急のもの、緊急でないもの、という分け方もできます。

この時、目を通すことがほぼない。それでも保存しておかなければならない。そういったファイルの入ったボックスは、場所を決めて普段使いしていない収納棚にしまってしまえば、デスク周りはよりスッキリするでしょう。

ブックエンド

ブックエンドはボックスのようにファイルをまとめて運ぶことなどはできませんが、気軽に立てて保存するときに使えます。すぐ処理してその後必要なくなる書類や、まだボックスを利用するほど書類のファイルが溜まっていない時などに利用するとよいでしょう。

壁掛け収納ラック

新聞や雑誌を、壁掛けで保存できる収納ラックがあります。

よく使う書類や、家庭で出し入れの多い書類などは、この壁掛け収納ラックでの保存が使いやすいです。インデックス部分を上にして分類ごとにポンポン放り込んでいくだけで、簡単に収納できます。

ダブルクリップ

ボックスやブックエンド、ラックと同時使いでおすすめしたいのが、ダブルクリップです。

未処理のボックスに入ったファイルの中でも、「今日中に処理」とか、特に強調したいファイルの束をダブルクリップで留めます。そしてダブルクリップの背の部分に、シールや付箋で「今日中」とか「明日まで」とか「16:00」までとか書いて貼っておくのです。

そうすると時間ができたときにすぐに緊急の仕事に取り掛かることができますし、重要な書類や仕事の見落としが無くなります。




4.家庭用は用途によって細かく保存方法を変える

仕事の書類はA4のサイズが多いですが、家庭用の書類はサイズが様々ですよね?学校のプリント関係はA4だけど、支払関係の明細は小さかったり折れ曲がっていたり、レシートは細かくてかさばるし、取扱説明書などは分厚くてファイルには入らない。

書類の形や大きさ、使う用途に幅があるの家庭の書類の、簡単で分かりやすい収納を順に説明していきます。

支払明細、レシートなどはレターボックスへ

「電気」「ガス」「電話料金」などの明細や食料品のレシートなどは発生したそばからどんどんレターボックスに収納していきましょう。項目ごとにラベルで分けてもいいですし、「各種明細」としてまとめて放り込んでいき、月に一回家計簿をつけるときにまとめて整理すればいいです。

こういった明細はすぐに溜まるので、無くさないように処理の日までレターボックスで場所を決めて保管しておくことがたいせつです。

学校関係の書類は貼るか壁掛けラックへ

学校関係の書類は、期日までに提出するものや、近日の予定の持ち物など、よく目を通すものが多いです。

見たい時にさっとみられるように、「部活」「PTA」「行事」などざっくりとした分類に分けてクリアファイルにい入れ、すぐ取り出してみられる壁掛けラックなどに保存しておきましょう。

特に重要なプリントとなどは、ボードに貼っておくと、忘れることも無くすことも無くなります。今はいろんな可愛い柄のマスキングテープがあるので、それをつかうと見た目にもごちゃごちゃせず手軽に可愛く貼ることもできます。

取扱説明書はボックスへ

様々な家電の取り扱い説明書もまた、どんどん溜まっていきます。使い方が分かったら、目を通す機会はぐっと減るので、「台所家電」「掃除家電」「暮らし家電(エアコン・加湿器など)」「その他」などでボックスにわけ、該当する家電の取り扱い説明書を保存していきましょう。

こうしてざっくりでもまとまっているだけで、探すときにとても便利です。




5.まとめ

仕事や家庭でどんどん溜まっていく書類の整理方法についてご紹介しました!

書類の整理方法の基本は・・

・分類する!
・いらない書類は捨てる!
・書類に名前を付けて、立てて保存し、見つけやすくする!
・ボックスなどでしまう場所を決める!

です。そして少し溜まるたびに、見返して上記の作業を繰り返しましょう。

収納は面倒ですが、手をかけるとその後の仕事がぐっと楽になるので、ぜひ取り組んでみてください♪